De volgende procedure kan wordt gevolgd om belangenverstrengeling te voorkomen en aan te pakken:
- Preventieve maatregelen
Bestuursleden zorgen proactief voor het voorkomen van (de schijn van) belangenverstrengeling. Dit omvat het vermijden van situaties waar persoonlijke belangen conflicteren met die van de stichting. - Geen persoonlijke voordelen
Bestuursleden ontvangen geen persoonlijke leningen, garanties of vergelijkbare voordelen van de stichting.
Ze nemen geen schenkingen aan, verschaffen zichzelf geen ongerechtvaardigde voordelen en benutten geen zakelijke kansen van de stichting voor persoonlijk gewin. - Beoordeling van nevenfuncties
Bestuursleden aanvaarden geen nevenfuncties die de belangen van de stichting kunnen raken, zonder goedkeuring van het bestuur.
Bij twijfel over het potentiële conflict vragen zij goedkeuring aan het bestuur. - Goedkeuringsproces voor nevenfuncties
Voorafgaande goedkeuring van het bestuur is vereist voor nevenfuncties die van betekenis zijn voor het functioneren van het bestuurslid binnen de stichting.
Het betreffende bestuurslid dient een verzoek in bij het bestuur, waarin de aard en omvang van de nevenfunctie worden beschreven. - Melding en bespreking van conflicten
Indien een bestuurslid zich in een situatie bevindt waar (de schijn van) belangenverstrengeling optreedt, dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan het bestuur.
Het betrokken bestuurslid neemt niet deel aan de besluitvorming over onderwerpen waarbij dit conflict speelt. - Documentatie en transparantie
Alle gevallen van (potentiële) belangenverstrengeling en de genomen besluiten hieromtrent worden gedocumenteerd en bewaard voor toekomstige referentie.